Eine Veranstaltungshalle kann mehrere Tage ruhig bleiben und anschließend innerhalb weniger Stunden intensiv genutzt werden. Beleuchtung, Lüftung, Küche und Veranstaltungstechnik folgen dem Veranstaltungskalender. Eine gleichmäßige Durchschnittsannahme beschreibt diesen Betrieb deshalb nur bedingt.
Für Betreiber von Veranstaltungsorten ist es wichtig, den tatsächlichen Betriebsablauf bei der Energiebeschaffung zu berücksichtigen. Nicht nur der Jahresverbrauch, sondern auch saisonale Muster, Veranstaltungstermine und besondere Nutzungen können für die Planung relevant sein.
Den Kalender als Planungsgrundlage nutzen
Bei Veranstaltungsorten liefert der Kalender wichtige Informationen für die Einschätzung des zukünftigen Energiebedarfs. Die geplante Auslastung kann dabei wesentlich stärker schwanken als bei einem kontinuierlich arbeitenden Betrieb.
Belegte Termine und saisonale Muster berücksichtigen
Für die Beschaffung sind insbesondere belegte Termine, saisonale Muster und erwartete Veränderungen relevant. Dabei sollten feste Buchungen von unverbindlichen Anfragen unterschieden werden.
Ein bereits bestätigtes Event bietet eine andere Planungsgrundlage als eine Veranstaltung, deren Durchführung noch offen ist. Gleichzeitig können wiederkehrende saisonale Veranstaltungen Hinweise darauf geben, wann besonders hohe Verbrauchswerte zu erwarten sind.
Aufbau und Abbau einbeziehen
Auch Aufbau, Abbau und Reinigung benötigen Energie. Diese Phasen werden in einer reinen Besucherstatistik häufig nicht sichtbar.
Beispielsweise können Beleuchtung, Lüftung, Kühlung oder technische Anlagen bereits vor Beginn einer Veranstaltung in Betrieb sein und nach deren Ende weiterlaufen. Für eine realistische Verbrauchsplanung sollten diese Zeiträume deshalb ebenfalls berücksichtigt werden.
Eigene und fremde Technik unterscheiden
Nicht jede technische Ausstattung, die während einer Veranstaltung betrieben wird, gehört zum Betreiber des Veranstaltungsortes. Externe Veranstalter können zusätzliche Geräte oder technische Systeme mitbringen, die den Energieverbrauch deutlich verändern.
Zähler und Verbrauchsbereiche prüfen
Betreiber sollten zunächst klären, welche Leistungen über ihre eigenen Zähler laufen. Nur so lässt sich nachvollziehen, welcher Energieverbrauch tatsächlich dem jeweiligen Veranstaltungsort zugeordnet werden kann.
Bei größeren Veranstaltungen können zusätzliche Beleuchtung, Beschallung, Cateringtechnik oder andere technische Einrichtungen einen erheblichen Einfluss auf die Nutzung haben.
Kostenweiterberechnung nachvollziehbar gestalten
Werden Energiekosten an Veranstalter weiterberechnet, braucht es nachvollziehbare Vereinbarungen und eine geeignete Messgrundlage.
Dabei sollte klar definiert sein, welche Leistungen erfasst werden und nach welcher Grundlage eine Abrechnung erfolgt. Eine transparente Dokumentation kann spätere Rückfragen vermeiden und erleichtert die Zuordnung einzelner Verbrauchswerte.
Schwankungen bei der Vertragsgestaltung ernst nehmen
Bei einem Veranstaltungsort kann der Energiebedarf innerhalb eines Jahres erheblich schwanken. Deshalb sollte die Vertragsgestaltung nicht ausschließlich anhand eines durchschnittlichen Einzelpreises beurteilt werden.
Unterschiedliche Beschaffungsmodelle berücksichtigen
OPTUMs Blick auf den betrieblichen Bedarfbietet einen hilfreichen Ansatz für solche Standorte. Die individuelle Wahl zwischen unterschiedlichen Beschaffungsmodellen kann besser zu einer wechselnden Belegung passen als die pauschale Suche nach einem möglichst niedrigen Einzelpreis.
Entscheidend ist dabei, welches Modell zu den tatsächlichen Anforderungen des Veranstaltungsortes und zur vorhandenen Planbarkeit passt.
Mengen und Abweichungen besprechen
Im Beratungsgespräch sollte es deshalb um belastbare Mengen, mögliche Abweichungen und den gewünschten Budgetrahmen gehen.
Ein Festpreismodell kann die Planung unterstützen. Auch hier müssen jedoch Umfang und Mengenbedingungen klar beschrieben sein. Ein flexibleres Modell verlangt dagegen eine bewusste Auseinandersetzung mit möglichen Preisschwankungen und den damit verbundenen Planungsanforderungen.
Sonderveranstaltungen gesondert dokumentieren
Ein einzelnes ungewöhnliches Event kann die Jahresauswertung eines Veranstaltungsortes deutlich beeinflussen. Wird dieses Event im Folgejahr nicht wiederholt, kann eine unveränderte Fortschreibung des bisherigen Verbrauchs möglicherweise unpassend sein.
Außergewöhnliche Events festhalten
Betreiber sollten besondere Nutzungen deshalb mit Datum und einer kurzen Beschreibung dokumentieren. Dazu können beispielsweise besonders große Veranstaltungen, zusätzliche Veranstaltungstage oder außergewöhnliche technische Anforderungen gehören.
Diese Dokumentation muss keine detaillierte technische Messung ersetzen. Ihr Zweck besteht vielmehr darin, Verbrauchszahlen mit dem tatsächlichen Veranstaltungsgeschehen zu verbinden.
Wiederkehrende Veranstaltungen erkennen
Umgekehrt können regelmäßig stattfindende neue Formate einen dauerhaften Mehrbedarf begründen. Wenn beispielsweise ein neues Veranstaltungsformat regelmäßig in den Kalender aufgenommen wird, sollte geprüft werden, ob sich dadurch das bisherige Verbrauchsprofil nachhaltig verändert.
Eine solche Unterscheidung hilft dabei, einmalige Spitzen von strukturellen Veränderungen zu trennen.
Verbrauchsdaten mit dem Veranstaltungsgeschehen verbinden
Eine reine Jahreszahl zeigt nicht immer, warum sich der Energieverbrauch verändert hat. Bei Veranstaltungsorten kann deshalb die Verbindung zwischen Verbrauchsdaten und Kalender besonders hilfreich sein.
Auffällige Rechnungsperioden erklären
Die Dokumentation besonderer Veranstaltungen kann auch bei Rückfragen zu auffälligen Rechnungsperioden helfen. Wenn beispielsweise in einem bestimmten Monat mehrere Großveranstaltungen stattgefunden haben, lässt sich ein erhöhter Verbrauch besser einordnen.
Dadurch entsteht eine nachvollziehbarere Grundlage für die weitere Planung.
Typischen und außergewöhnlichen Verbrauch unterscheiden
Bei der nächsten Beschaffungsentscheidung kann anhand der dokumentierten Veranstaltungen erklärt werden, welche Teile des vergangenen Verbrauchs typisch waren und welche auf außergewöhnlichen Bedingungen beruhten.
Diese Unterscheidung ist wichtig, damit einzelne Spitzen nicht automatisch als dauerhaftes Verbrauchsniveau übernommen werden.
Energieplanung an das Veranstaltungsgeschäft anpassen
Die Energiebeschaffung eines Veranstaltungsortes sollte möglichst eng mit der betrieblichen Planung verbunden sein. Der Veranstaltungskalender liefert dabei wichtige Hinweise auf erwartete Verbrauchsschwankungen.
Neue Veranstaltungskonzepte früh berücksichtigen
Ein neues Veranstaltungskonzept kann den Energiebedarf verändern. Das gilt insbesondere dann, wenn zusätzliche Technik eingesetzt wird oder sich die Nutzungszeiten des Gebäudes verlängern.
Wer solche Veränderungen früh erkennt, kann prüfen, ob die bisherige Energieplanung weiterhin zum Betrieb passt.
Zusätzliche Technik einplanen
Auch neue technische Ausstattung kann Auswirkungen auf den Energiebedarf haben. Betreiber sollten deshalb nicht nur die Anzahl der Veranstaltungen betrachten, sondern auch deren technische Anforderungen.
Eine Veranstaltung mit vergleichbarer Besucherzahl kann je nach Beleuchtung, Lüftung, Kühlung, Küche und Veranstaltungstechnik einen völlig anderen Energiebedarf verursachen.
Fazit: Vertrag und Veranstaltungskalender gemeinsam betrachten
Das Ziel ist eine Energieversorgung, die zum tatsächlichen Veranstaltungsgeschäft passt. Wer Vertrag und Kalender gemeinsam betrachtet, erkennt früher, wann ein neues Veranstaltungskonzept, zusätzliche Technik oder eine veränderte Auslastung auch eine neue Energieplanung erfordert.
Eine belastbare Planung berücksichtigt deshalb nicht nur den durchschnittlichen Jahresverbrauch. Auch belegte Termine, saisonale Muster, Aufbau- und Abbauzeiten, Sonderveranstaltungen sowie mögliche Verbrauchsabweichungen gehören in die Betrachtung.
Diese Aufmerksamkeit schafft eine bessere Grundlage für die Kalkulation kommender Veranstaltungen und hilft dabei, die Energiebeschaffung nachvollziehbar an den tatsächlichen Betrieb anzupassen.